La comptabilité dans son back office de gestion

Dans la lignée de Solvabilité II, les contrôles sur la comptabilité et le pilotage du portefeuille se sont renforcés. Dans un premier temps, cela s’est matérialisé à travers les procédures de contrôle interne mais de plus en plus ces contrôles se reportent également directement dans les outils de gestion pour garantir la cohérence des données et la traçabilité des opérations, notamment en ce qui concerne les sujets sensibles de commissionnements et encaissements.

La bonne compréhension de la comptabilité passe impérativement par la visibilité des données de gestion comme les contrats ou les sinistres. En effet, il est impossible, au sens de Solvabilité II, de pouvoir justifier de la traçabilité et de l’auditabilité des données sans en avoir la lecture métier correspondante

Le rôle de la comptabilité est donc de faire des allers et retours permanents entre les comptes bancaires (à travers les mouvements qui s’y déroulent) et le système de gestion (et les opérations qui ont donné naissance à ces mouvements).

Deux points d’attention doivent être apportés ici : les encaissements et les commissionnements.

Une fois un contrat souscrit, l’encaissement peut se faire par différents moyens (espèces, virements, prélèvements, précomptes …) et par différents canaux (en agence, par un courtier, en ligne, en banque, par l’intermédiaire des entreprises). Surgit alors le crucial problème de réconciliation, c’est-à-dire le fait de rapprocher le montant perçu collecté du bon contrat de l’autre. Dans le cas des virements, des rapprochements automatiques sont de plus fréquents, mais pour le reste, des travaux souvent manuels doivent être effectués. Ainsi, plus la comptabilité aura d’informations à sa disposition, plus ces opérations seront simplifiées.

La distribution de produits d’assurance par l’intermédiaire de courtiers ou assimilés posent de gros soucis de calcul ou de reversement de commissionnements. Concrètement, chaque relation avec un distributeur aura ses propres taux de commissions et éventuellement des modalités de calcul spécifiques. Par exemple, entre la comptabilité d’émission (tout est comptabilisé au moment de l’émission de la prime) et la comptabilité d’encaissement (tout est enregistré au moment de l’encaissement des primes), les différences ne portent pas que sur des dates d’effet !

Ce sont des cas spécifiques à gérer et à justifier auprès des autorités.

Bien évidemment, Okayo, le back-office de gestion de contrats d’assurance dédié aux entreprises de taille intermédiaire, gère les prélèvements et les virements selon la norme SEPA et la piste d’audit grâce à des exports d’écritures comptables (les comptes-rendus d’évènements). Toutefois, cette va plus loin en permettant le paramétrage intégral de la chaîne de recouvrement (passage d’un état à un autre sous conditions de soldes, dates, modes de paiement) et des conséquences (émission du reste de l’année, envoi de courriers, etc…)

Enfin, la délégation d’encaissement est permise par paramétrage selon les souhaits spécifiques d’un courtier.

Parce qu’il y a autant de situations que de contrats et de distributeurs, Okayo vous propose un outil entièrement paramétrable et adaptable à la subtilité de ces opérations pour permettre à vos équipes de suivre chaque écriture unitaire ou agrégée avec un maximum de facilité.

Crédit photo : Scott Graham sur Unsplash