La gestion des e-mails est forcément un sujet dans l’organisation d’une société de gestion (en plus de parfois l’être dans l’organisation de sa vie personnelle !)
Stop aux emails qui restent dans les boîtes mails !
Dans notre contexte de gestion d’assurance, notre idée est qu’il faut réduire voire supprimer les échanges par e-mails. Un e-mail n’est stocké que dans les boîtes de ceux qui les envoient et les reçoivent. Il est difficile à suivre individuellement, à répartir, et n’est pas structuré (qui doit faire une action, comment conserve t’on les documents liés, …). Ainsi, le mail ne devrait être qu’un système de transmission d’information (il permet d’insérer dans un autre système des documents, demandes, …) et un système de notifications éphémère.
C’est dans cet esprit qu’Okayo propose un système qui permet d’insérer tout email entrant en GED métier et d’y associer automatiquement des tâches avec un workflow associé (vers un service, vers une personne, avec des dates, …). Ceci sera simplifié par des reconnaissances automatiques des actions à réaliser à partir d’une structure simple (nom de l’expéditeur, sujet porteur d’un numéro de contrat, …).
Réduire l’usage des e-mails internes
De même, pour les communications inter-services à l’intérieur d’une société, nous pensons qu’il faut encourager des processus sans e-mails.
Prenons un exemple : lorsqu’une personne du service de gestion des contrats a besoin de solliciter une autre personne du service sinistre ou comptabilité. Il ne s’agit pas qu’une personne du service gestion saisisse par email une autre personne du service comptabilité en mettant le post en copie et la tâche à réaliser. Il doit s’agir simplement pour la personne du service gestion des contrats de crééer une tâche dans Okayo à destination du service comptabilité. Le service comptabilité va ensuite lui-même, selon sa propre organisation, redescendre vers la personne en question afin de lui dire traiter ces tâches.
À l’inverse, le mail peut rester un système de notifications. Comme sur nos téléphones, une notification se regarde et nous la supprimons juste après car nous savons que le référentiel de l’information est conservé ailleurs.
De plus, grâce à un système de Dashboard, de taches, de workflow, d’affectation, tous les éléments sont indexés correctement sur des contrats par rapport à des personnes affecter, à des utilisateurs avec des gestions prioritaires, une gestion du planning, etc.
Aménager le poste de travail
Pour ceux qui le souhaitent, nous offrons également un module Outlook qui permet d’intégrer les emails entrants automatiquement dans la GED Okayo.
Chaque email est traité en fonction de son expéditeur et d’un objet formaté, qui permet une intégration guidée sur un contrat, un sinistre ou une personne d’Okayo avec le déclenchement du Workflow associé.
